Hakijaviestintä on ratkaisevan tärkeä elementti parhaan mahdollisen henkilöstön rekrytoimisessa. Hakijaviestintä kattaa kaiken sen informaation, jota työnhakija saa työpaikkailmoituksen julkaisemisesta aina valinnan jälkeiseen viestintään. Se, miten hakijaviestinnän hoitaa vaikuttaa suoraan hakijoiden kokemukseen rekrytointiprosessista, sekä yrityksen maineeseen työnantajana.
Kukaan tuskin rekrytoi huvikseen, vaan avattavan haun taustalla on aina olemassa oleva tarve työntekijälle. Ja sillä, kuinka passelilla tekijällä paikka saadaan täytettyä, on puolestaan luotisuora vaikutus yrityksen liiketoimintaan.
Huonosti hoidettu hakijaviestintä ja sen seuraukset
Nykypäivänä jokainen ihminen voi olla media ja kanavia omien kokemusten kertomiseen on lukemattomia. Mikäli rekrytointiprosessista jää hakijalle huono maku suuhun, voi tieto tästä pahimmillaan levitä kulovalkean avulla. Tästä koituvia kolhuja yrityksen maineelle työnantajana voikin olla todella haastavaa ja kallista korjata.
Mainehaitat ovat hyvinkin pitkäkestoisia, eikä internet – tai ihmiset -unohda.
Rekrytointiprosessi on työnantajamielikuvan luontia parhaimmillaan ja mikäli sitä ei hoida kunnolla, voivat taloudelliset menetykset olla merkittävät mm. mainehaitan, menetettyjen työtuntien, tyhjästä maksamisen ja virherekrytointien muodossa.
Huono hakijaviestintä…
⛔ On epäselvää ja puutteellista. Jos hakijat eivät saa riittävästi tietoa rekrytointiprosessin etenemisestä tai heille ei kerrota tarvittavista seuraavista toimenpiteistä, se voi johtaa turhautumiseen ja epävarmuuteen.
⛔ Viivästyy jatkuvasti. Pitkät viiveet rekrytointiprosessin etenemisessä tai yhteydenottoihin vastaamisessa viivästyttävät koko rekrytointiprosessia, sekä aiheuttavat hakijoissa turhautumista.
⛔ Ja edellämainitun vieläkin pahempi versio; Hakija ei saa vastauksia lainkaan. Pahimmassa tapauksessa innokas hakija kontaktoi ilmoituksessa olevaa yhteyshenkilöä relevantein lisäkysymyksin, mutta vastauksena on täysi radiohiljaisuus. Tämä on valitettavan yleistä ja varmasti pahimpia virheitä, johon rekrytointiprosessissa voi sortua!
⛔ On epäammattimaista. Epäkohtelias tai epäammattimainen käytös hakijaviestinnässä voi vahingoittaa yrityksen mainetta työnantajana suuresti.
⛔ On liian vähäistä tai runsasta. Liian vähäinen viestintä voi aiheuttaa epävarmuutta hakijoiden keskuudessa, kun taas liian runsas viestintä voi tuntua häiritsevältä ja jopa ärsyttävältä.
Valitettavan usein rekrytoiva yritys kompastuu omaan ylimielisyyteensä. Yritysten tulisikin sisäistää ajatus, että osaajista täytyy kilpailla. Työnhakijan markkinat ovat tosiasia.
Mikäli rekrytointi on jätetty HR-ammattilaisen sijaan vastentahtoiselle työntekijälle hänen omien hommiensa päälle, on riski syyllistyä edellä mainittuihin virheisiin erittäin suuri.
Hyvin hoidetulla hakijaviestinnällä merkittävää kilpailuetua
Hyvä hakijaviestintä osoittaa, että yritys arvostaa hakijoitaan ja pitää heitä tärkeinä. Se sisältää henkilökohtaista palautetta hakemuksista ja haastatteluista sekä tarkkoja tietoja työtehtävistä ja odotuksista. Tämä auttaa hakijoita ymmärtämään, ovatko he sopivia tehtävään ja mitä heiltä odotetaan.
Parhaimmillaan hakijaviestintä ylittää työnhakijan odotukset ja ilahduttaa, vaikkei valituksi tulisikaan. Hyvin hoidettu hakijaviestintä myös auttaa luomaan positiivista suhdetta potentiaalisiin työntekijöihin jo ennen heidän palkkaamistaan. Tämä voi johtaa parempaan sitoutumiseen sekä työsuoritukseen tulevaisuudessa, luoden entistäkin parempaa työkulttuuria.
Hyvä hakijaviestintä…
👍 On avointa, selkeää ja rehellistä. Se kertoo hakijoille, mitä he voivat odottaa rekrytointiprosessilta ja yritykseltä. Rehellinen hakijaviestintä auttaa hakijoita ymmärtämään paremmin yrityksen arvoja ja kulttuuria.
👍 Antaa lisäarvoa hakijalle. Hyvä hakijaviestintä antaa vinkkejä haastatteluihin valmistautumisesta tai tietoa yrityksen kulttuurista ja työympäristöstä. Tällaiset tiedot auttavat hakijoita tekemään parempia päätöksiä ja ovat tärkeitä myös potentiaalisen hakijakunnan houkuttelemisessa.
👍 Pitää hakijan ajan tasalla. Hakijat tietävät, missä aikataulussa rekrytointiprosessi etenee ja aikataulusta myös pidetään kiinni, sekä viestitään tarpeen mukaan.
👍 Vastaa kysymyksiin. Lisäkysymyksiä esittävät työnhakijat ovat niitä kiinnostavimpia, sillä he osoittavat olevansa aidosti kiinnostuneita yrityksestä ja tehtävästä. Käytä siis tilaisuus hyväksesi ja luo positiivista työnantajamielikuvaa panostamalla vastauksiin!
👍 Kunnioittaa työnhakijan aikaa. Jos rekrytointiprosessia hoidetaan vasemmalla kädellä, jää se helposti muiden töiden varjoon ja täten venyy. Työnhakija on kuitenkin investoinut prosessiin arvokasta aikaansa ja odottaa kovasti tietoa jatkosta, joten pidä aikataulusta kiinni tai vähintään informoi viivästyksistä asianmukaisesti.
👍 Antaa henkilökohtaista palautetta. Palaute omasta kompetenssista on hakijalle arvokasta jatkoakin ajatellen. Kertomalla rehelliset perustelut, miksei hakijaa tällä kertaa valittu ja antamalla pari kehitysehdotusta voit jättää erinomaisen mielikuvan ja erottua kilpailijoista positiivisesti! Ihmiset kyllä ymmärtävät, että yleensä vain yksi valitaan ja valinta voi olla vaikea.
Rekrytointiprosessin viimeistelevä viestintä
Kun valinta on tehty ja oikea henkilö rooliin löydetty, tulee työsopimus antaa hänelle etukäteen tutustuttavaksi ja tehdä tarvittavat muutokset tämän jälkeen. Sopikaa, milloin asiasta tulee julkinen ja tiedottakaa siitä asianmukaisille tahoille. Kun nimi on paperissa, tulisi viipymättä informoida myös muille hakijoille että tällä kertaa valinta ei osunut heihin.
Mikäli hakija on päässyt haastatteluun asti, tulisi hänelle soittaa henkilökohtaisesti. Se osoittaa kohteliaisuutta ja kunnioitusta työnhakijaa kohtaan, joka on käyttänyt aikaa ja vaivaa hakemuksen ja mahdollisten haastatteluiden valmisteluun. Valitsematta jääneelle työnhakijalle soittaminen on myös hyvä tapa välttää negatiivista palautetta sosiaalisessa mediassa ja verkostoissa.
Usein hakijoilla on samanaikaisesti käynnissä muitakin rekrytointiprosesseja, joten vaikka te valitsisitte hänet, hän ei välttämättä valitse teitä. Tämän takia rekrytointiprosesseissa ei kannata viivytellä ja tulee huolehtia, että työnhakija on tietoinen seuraavista stepeistä. Pahimmassa tapauksessa käy niin, että yritys on käyttänyt runsaasti aikaa ja rahaa rekrytointiprosessiin, mutta jää lopulta tyhjin käsin.
Haluatko varmistaa, että hakijaviestintä tulee hoidettua viimeisen päälle ja löydätte juuri teille parhaiten sopivat työntekijämatchit? Ulkoistamalla hakuprosessit asiantuntijoillemme jää sinulle vain lopullisen valinnan tekeminen, teille tarkasti valittujen kandidaattien joukosta.
